筆記整理技巧,其實不是「方法」的問題

搜尋「筆記整理技巧」,得到的答案大多差不多:分類別、貼標籤、每週撥出時間整理一次。搜尋「數位極簡主義」也不會差太多——大部分建議都是減少使用的 App、清掉不必要的東西。

問題是,這些建議都沒有錯。可是我們為什麼還是一直回到原點?

已經很知名的方法

如果你對筆記整理有興趣,應該聽過幾個知名的方法論。

PARA 把所有資訊分成 Projects(專案)、Areas(領域)、Resources(資源)、Archives(封存)四個類別。Zettelkasten(卡片盒筆記法) 則是把每則筆記寫得簡短,再彼此建立連結,織成一張知識網。輕量一點的還有「兩分鐘原則」——收到筆記後兩分鐘內立刻處理掉。

這些都是經過驗證、真正有效的方法。問題不在方法本身,而是這些方法無一例外,都是需要人持續手動維護才能運作的系統。

為什麼總是三分鐘熱度

一開始幾天都很順利。有新筆記進來,就想它該歸在哪個類別、貼什麼標籤、連到哪裡。但問題是,這個判斷得針對每一則筆記反覆做下去。

忙碌的日子一多,「先存起來,之後再整理」的筆記就一則接一則地累積。而那個「之後」通常不會來。每次打開沒整理的筆記清單,壓力就更大一點,最後不只沒空整理,連筆記本身都懶得寫了。

這不是意志力的問題。分類這件事本身,就是每寫一則筆記就得重複做一次的瑣碎決定。 不管方法設計得多精巧,「人必須持續做這個判斷」這個前提都不會改變。

數位極簡主義不是減少 App,而是減少決定

一講到數位極簡主義,話題通常會走向「減少 App 數量」——筆記用一個 App、待辦事項用一個 App,整合起來就好。

但就算把工具合併成一個,裡面建資料夾、貼標籤、搬移筆記的決定往往還是在。我們認為,真正的極簡不是在數工具的數量,而是能減少多少「這則筆記該放哪」這個判斷本身。

所以我們讓 AI 直接接手這個分類

打造 Pilofy(皮洛菲)的過程中,我們得到的結論也差不多。筆記整理難,不是因為不知道方法,而是維持那個方法需要持續投入心力。所以我們決定,把分類這個判斷本身交給 AI。

只要儲存照片或文字,AI 就會自動整理成收據、旅行計畫、名片等合適的形式。不用建資料夾,也不用挑標籤。

尋找筆記時也一樣。與其打開搜尋框輸入關鍵字,不如滑動瀏覽色彩繽紛的卡片,找到映入眼簾的那一則——當然,如果你剛好記得確切的關鍵字,隨時都能直接搜尋。

不完美,但總比完全不做好

有一點希望大家不要誤會:AI 分類不代表永遠都對。字跡不清楚或內容比較模糊時,還是可能分類錯誤,甚至判斷成不屬於任何類別。我們也持續在測量、打磨這個準確度,未來也會不斷開發改進——但老實說,很難保證有一天會做到完美。

不過我們認為,重點不在於「完不完美」,而是「有沒有比完全不分類好」。一則筆記都沒分類的狀態,和大部分分類正確、只有少數出錯的狀態,是完全不同的兩件事。後者其實大部分工作已經完成,只要看到錯的地方手動修正就好;前者則是每次都得從零開始整理。看似「有點不準」和「完全不分類」之間,差距其實比想像中大。

而這個確認的過程本身,還帶來一個意外的效果。當 AI 提出分類建議,你自然會看一眼「這樣對嗎?」。前面提到的「每週撥時間整理」這種建議,其實特地騰出時間來執行是很難的。但確認 AI 分類這件事,是每次存筆記時自然發生的動作,不用刻意排出整理時間,回顧筆記的習慣就這樣自己養成了。

與其再學一個新方法

再學一個筆記整理方法,或許不是答案。PARA、Zettelkasten、兩分鐘原則都是很好的工具。只是如果你沒有餘力持續手動維護,不妨考慮從一開始就減少那份維護的工作量。

Pilofy 即將隨 iOS 27 推出——透過 Apple Intelligence 的裝置端 AI,從你儲存筆記的那一刻起,整理就開始了。